Spletna pisarna kot intranet na vašem strežniku

Feng Office

V vsakem podjetju obstaja potreba po sistemu, ki bi na enem mestu omogočal sodelovanje vseh zaposlenih - tako tistih, ki imajo začetniško računalniško znanje, kot tistih, ki so na tem področju eksperti.

Predstavljajte si rešitev, nameščeno na strežniku, do katere lahko dostopa vsak izmed zaposlenih samo s pomočjo običajnega brskalnika in s povezavo na splet. Predstavljajte si, da lahko ima vsak izmed uporabnikov svoje uporabniško ime in določene pravice, kaj lahko tam sploh počne. Predstavljajte si, da se lahko na enem mestu hranijo vsi kontakti podjetja, pomembni dokumenti, lahko se izmenjujejo mnenja, lahko se puščajo obvestila, na koledarju pa so zabeleženi vsi sestanki in opravila... In še precej več.

Tak sistem je FengOffice, ki ga lahko namestite na vašem strežniku ali tam, kjer gostujejo vaše spletne strani. Vsem uporabnikom (ali skupinam uporabnikov) lahko omejite dostop samo do določnenega delovnega okolja. Vse podatke pa lahko hitro in enostavno arhivirate, tako da so vedno na voljo in odporni pred okvarami trdih diskov.

Če smo vam zbudili zanimanje, nas pokličite in poskrbeli bomo, da boste lahko sistem uporabljali tudi pri vas. Poskrbimo tudi za izobraževanje in navodila.

Delovne skupine

V osnovi so vse informacije v Feng Office-u organizirane v delovne skupine in locirane v levem stranskem polju. Delovne skupine lahko predstavljajo različne strukture, kot na primer: oddelek podjetja, projekt, stranke, skupine strank ali katerikoli drug objekt v klasifikacijskem sistemu, ki ga uporabljate. Delovne skupine so splošen koncept, saj dobijo svoj pomen že na podlagi njihovega poimenovanja.

Uporabnik

Uporabnik je posameznik, ki dostopa do programa. Načeloma se ta izraz nanaša na eno samo osebo. Posamezen uporabnik ima dostop do programa preko svojega unikatnega računa s pomočjo uporabniškega imena in gesla za overitev.

Pregled

Nadzorna plošča (locirana pod zavihkom Pregled) je prvi pogled, ki ga vidite, ko se prijavite v sistem. Namenjena je temu, da lahko takoj pogledate najbolj sveže in najbolj pomembne informacije vseh modulov delovne skupine, ki jo trenutno uporabljate. Predstavlja neke vrste hiter pregled nad: tedenskim koledarjem, opravili in aktualnimi mejniki, zadnjimi sporočili in komentarji, zadnjimi spremenjenimi dokumenti, itd.

Sporočila

Sporočila so enostaven način izmenjave informacij med uporabniki nameščenega Feng Office-a. Sporočila so lahko nadomestek za forum, blog, oglasno tablo ali seznam elektronskih sporočil. Podpirajo komentarje, tako lahko v okviru Sporočil debatirate o stvareh z drugimi uporabniki. S prijavo na sporočila lahko dobite po e-pošti obvestilo vsakič, ko kdo objavi kak nov komentar. Sporočila so torej enostaven, a močan element Feng Office-a.

Elektronska pošta

Elektronska pošta Feng Office-a sledi tradicionalne-mu modelu za e-pošto z dodanimi funkcionalnostmi, ki omogočajo posredovanje oz. delitev e-pošte z drugimi uporabniki Feng Office-a, če je ta pošta razvrščena v delovne skupine, ki to omogočajo.

Kontakti

Kontakti lahko predstavljajo osebe ali podjetja. Pod naslovom Podjetja so mišljene vse oblike organizacij. Osebe lahko pripadajo podjetju (ni pa nujno). Podjetja po drugi strani lahko imajo veliko uporabnikov in kontaktov (ni pa nujno).

Koledar

Koledar je pogled, ki prikazuje trenutne tedenske dogodke. Seveda lahko namesto tedenskega izberete tudi mesečni ali dnevni pregled.

Dokumenti

Dokumenti so datoteke različnih formatov (besedilo, delovni listi, prezentacije, slike, videi, itd.) v katerih so shranjene informacije. Dokumenti se lahko urejajo on-line s pomočjo vgrajenega urejevalnika besedil, lahko pa se v sistem naložijo že obstoječi dokumenti, npr. Word, Excell, PDF in podobni.

Opravila in mejniki

Zavihek opravila vam daje dostop do opravil in mejnikov. Opravila nalagajo določenim ljudem, kaj morajo narediti – mejniki pa določajo roke teh opravil oz. do kdaj je treba opravilo dokončati. Opravilom so lahko dodeljeni mejniki, lahko pa obstajajo tudi kot samostojna opravila brez časovnega roka. Prav tako lahko imajo tudi mejniki dodeljena opravila, lahko pa obstajajo samostojno, kot opomnik na pomemben datum.

Predloge opravil

Če morate znova in znova ustvarjati podobna opravila, vam bodo predloge opravil prihranile veliko časa in truda. Namesto da vsakič od začetka ustvarjate novo opravilo, lahko izberete predlogo in dodate samo tisto informacijo, ki je za vsako opravilo drugačna.

Spletne povezave

Spletne povezave so nekaj podobnega kot zaznamni trak v knjigi, s katerim označite strani, ki se vam zdijo pomembne ali bolj uporabne. Lahko je tudi mapa za priljubljene vsebine, kot jo imate v vašem brskalniku. S shranjevanjem spletnih povezav, ki se vam zdijo pomembne, lahko v Feng Office-u le-te delite tudi z drugimi uporabniki. Večje zbirke spletnih povezav in zavihkov lahko organizirate z uporabo delovnih skupin in oznak, ki jih uporabljate tudi pri nekaterih drugih objektih Feng Office-a.

Čas

Časovni modul vam omogoča spremljanje vašega porabljenega časa in časa, ki so ga vaši sodelavci porabili za posamezno opravilo.

Poročanje

Zavihek Poročanje vam omogoča, da ustvarjate poročila za vse tipe objektov v Feng Office-u. Če imate ustrezne pravice (slednje za vsak posamezen račun dodeljuje administrator) lahko celo oblikujete vaša lastna poročila po meri.

Oznake

Oznake v tem kontekstu pomenijo ključne besede. Posamezne oznake lahko razvrščajo v skupine kakršne koli kombinacije objektov (dokumente, opravila, mejnike, sporočila, itd.).